Sale konferencyjne na każdy rodzaj spotkania

Najlepsze przestrzenie do współpracy to coś więcej niż stół i krzesła — zostały stworzone, aby wspierać pracę zespołów

Współpraca to podstawa wykonywania zadań w miejscu pracy. Spotkania z innymi, dzielenie się pomysłami, burza mózgów, zdobywanie poparcia i dostosowywanie strategii realizacji ma kluczowe znaczenie dla rozwoju Twojej firmy.

Współpraca waha się od cichej rozmowy z inną osobą po generowanie pomysłów jako zespół lub wideokonferencje ze współpracownikami na całym świecie. W większości biur czynności te odbywają się w salach konferencyjnych. Jednak najlepsze przestrzenie do współpracy to znacznie więcej niż kilka krzeseł wokół stołu umieszczonego między czterema ścianami.

Ponieważ współpraca ma kluczowe znaczenie i przybiera różne formy, sale konferencyjne muszą być zarówno różnorodne, jak i inspirować pracowników do jak najlepszej pracy. Posiadanie elastycznych przestrzeni roboczych, w których pracownicy mają swobodę pracy zgodnie ze swoimi potrzebami i poziomem komfortu, jest niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu produktywności — nie wspominając o przyciąganiu i utrzymywaniu najlepszych talentów .

Dlatego biura oraz obiekty wynajmujące sale powinny mieć różnorodne przestrzenie konferencyjne o różnej wielkości i różnych udogodnieniach. Projektanci powinni uważać, aby nie przepełnić przestrzeni np. małymi pokojami trzyosobowymi lub większymi dziesięcioosobowymi. Optymalna przestrzeń robocza to zdrowa mieszanka obu.

 

Sale konferencyjne różnej wielkości dla różnych potrzeb

Ponieważ zespoły podejmują różnorodne działania w salach konferencyjnych — od grupowych burz mózgów po spotkania jeden na jednego — idealna przestrzeń na jedno z tych spotkań niekoniecznie będzie działać dla innych. Oferując sale o różnej wielkości, z różnym wyposażeniem, możesz zaspokoić wszystkie te możliwości.

Duże sale konferencyjne

W niektórych spotkaniach muszą uczestniczyć pracownicy z różnych działów i poziomów. Do tego potrzebny jest duży pokój.

 

Małe sale konferencyjne

Z drugiej strony czasami możesz preferować bardziej intymną przestrzeń.
W przypadku spotkań, które przybierają formę wykładu lub prezentacji, idealna może być sala w stylu sali lekcyjnej.


Sale konferencyjne wyposażone w narzędzia do współpracy

Funkcjonalna sala konferencyjna powinna być wyposażona w narzędzia ułatwiające współpracę. Mogą to być proste narzędzia, takie jak markery i tablica do tworzenia szkiców, lub zaawansowane, takie jak oprogramowanie do wideokonferencji w pokoju.

Wraz ze wzrostem liczby rozproszonych zespołów rozmieszczonych w wielu lokalizacjach coraz ważniejsza jest możliwość prowadzenia wideokonferencji w spotkaniach. Dlatego wiele sal konferencyjnych jest wyposażonych w ekrany i technologię wideokonferencji.

W przypadku sesji burzy mózgów tablica może wystarczyć zespołowi do zapisywania notatek i nawiązywania kontaktów.

Sesje ideowe lub prezentacje mogą odbywać się zarówno w małych, kameralnych wnętrzach, jak i w dużych. Aby pomieścić większą grupę, sala z widokiem na białą tablicę z dużym stołem lub kilkoma stołami ustawionymi jak w klasie.

Czemu sale konferencyjne są użytecznymi miejscami spotkań biznesowych?       

Sale konferencyjne bez stołów

Nie wszystkie wspólne działania wymagają stołu. Czasami spokojna przestrzeń do odprężonej, prywatnej rozmowy to miejsce, w którym odbywa się praca zespołowa. Dodatkową korzyścią jest to, że wygodne przestrzenie, takie jak poczekalnie pracownicze, mogą odzwierciedlać kulturę firmy polegającą na pokazywaniu pracownikom, jak bardzo ich cenisz.

Ponieważ współpraca odbywa się w wielu formach, przestrzenie, w których się ona znajduje, również powinny być zróżnicowane. Posiadanie mieszanki ofert daje elastyczność w wyborze tego, co im odpowiada. Wykazano, że prowadzi to do szczęśliwszych, bardziej zaangażowanych pracowników. A wraz ze wzrostem ich poziomu komfortu i produktywności, rośnie również Twoja firma. 

 

Jak urządzić salę konferencyjną?

Teoretycznie, jeśli chodzi o aranżację wnętrz, niebo jest granicą.

W rzeczywistości często najlepiej jest podążać za kluczowymi trendami w projektowaniu sal konferencyjnych i najlepszymi praktykami.  

To nie jest Twój salon, ale dobre pomysły na salę konferencyjną obejmują oferowanie wygodnego siedzenia i sprawienie, by siedzenia były tak zachęcające, jak to tylko możliwe.  

Wskazówki dotyczące nowoczesnego projektowania biura obejmują również uwzględnienie jak największej liczby roślin i jak największej ilości naturalnego światła.

Oczywiście niektóre pokoje lub style biurowe mogą wymagać innego klimatu. Pamiętaj, że nie każdy pracownik preferuje jasne miejsca pracy.

Twoje sale konferencyjne nie powinny być oczywiście projektami „zrób to sam” i powinny być zaprojektowane z myślą o przyszłości i wielu ludziach, którym będą musieli służyć.

To powiedziawszy, nadal może nie być złym pomysłem konsultowanie się z obecnymi pracownikami. Zapytaj, jakie meble, oświetlenie, dzieła sztuki i układy chcieliby zobaczyć. 

 

Co powinna mieć sala konferencyjna? 


Sala konferencyjna powinna mieć wszystko, co jest niezbędne, aby zapewnić wszystkim uczestnikom równe doświadczenia ze spotkania. To może wyglądać jak elementy hi-tech lub low-tech. Zależy to od firmy i tego, jak chcą, aby pracownicy korzystali z przestrzeni. 

Janek Porada

Specjalista od wszelkiego rodzaju porad.