Najlepsze przestrzenie do współpracy to nie tylko stół i krzesła — zostały zaprojektowane, aby wspierać zespoły, zapewniając środki do dzielenia się informacjami, interakcji społecznych i ogólnej produktywności.
Przestrzenie na spotkania stwarzają poczucie przynależności wszystkim zaangażowanym w projekt i uczestnikom danego wydarzenia, co jest niezbędne, aby każdy działał jak najlepiej.
Współpraca i współtworzenie jest ważne dla sukcesu każdej organizacji i udowodniono, że ma fundamentalne znaczenie dla wykonywania zadań w miejscu pracy. Możliwość dzielenia się pomysłami z innymi, burza mózgów, zdobywanie poparcia tych, którzy wiedzą najlepiej, oraz dostosowywanie strategii wdrożeniowych są niezbędne dla sukcesu każdej firmy.
Spotkania mogą przybierać różne formy, od „rozmawiania z kimś innym” po burzę mózgów z zespołem, a nawet wideokonferencje ze współpracownikami z całego świata, są to również szkolenia i konferencje. W większości biur czynności te odbywają się w salach konferencyjnych. Jednak najlepsze przestrzenie do współpracy to znacznie więcej niż kilka krzeseł wokół stołu wciśniętego między cztery ściany. Zapewniają otwartą i zachęcającą atmosferę, która sprzyja kreatywności i współpracy.
Ponieważ współpraca ma kluczowe znaczenie i przybiera różne formy, sale konferencyjne muszą być zarówno różnorodne, jak i inspirować pracowników do jak najlepszej pracy. Elastyczne przestrzenie do spotkań, które pozwalają na różne rodzaje środowisk pracy, zawsze były ważną częścią nowoczesnego miejsca pracy. Wykorzystanie przestrzeni, które można dostosować do różnych potrzeb, jest niezbędne, ponieważ pozwala na maksymalną produktywność pracowników i zmniejsza stres związany z tradycyjnymi miejscami spotkań.
Dlatego biura oraz obiekty wynajmujące sale powinny mieć różnorodne przestrzenie konferencyjne o różnej wielkości i różnych udogodnieniach. Projektanci powinni uważać, aby nie przepełnić przestrzeni np. tylko małymi salami i lub większymi. Optymalna przestrzeń do spotkań to zdrowa mieszanka obu.
Sale konferencyjne różnej wielkości dla różnych potrzeb
Kiedy zespoły podejmują różne działania w salach konferencyjnych, idealna przestrzeń dla jednego typu spotkania może nie sprawdzać się w przypadku innych. Wszystkie te możliwości można zaspokoić oferując sale konferencyjne o różnej wielkości i wyposażeniu.
- Polecamy w temacie również - Rodzaje, typy sal na spotkania. Jak je wykorzystać?
Duże sale konferencyjne
W niektórych spotkaniach muszą uczestniczyć pracownicy z różnych działów i szczebli. Do tego potrzebny jest duża sala konferencyjna.
Czy byłeś kiedyś na spotkaniu, na którym wszyscy siedzieli przy okrągłym stole i nie było wystarczająco dużo miejsca, aby każdy miał własne krzesło? Niestety jest to częste zjawisko w większości sal konferencyjnych, które okazują się za małe na takie spotkania. Jeśli planowane są duże spotkania z ważnymi gośćmi, często warto wynająć taką przestrzeń w centrum konferencyjnym lub hotelu. Koszt może być tego wart, jeśli chodzi o zwiększoną produktywność i bezpieczeństwo.
Małe sale konferencyjne
Z drugiej strony czasami możesz preferować bardziej intymną przestrzeń.
W przypadku spotkań, które przybierają formę wykładu lub prezentacji, idealna może być sala w stylu sali lekcyjnej.
Ważny jest również układ przestrzeni. Jeśli planujesz zorganizować przyjęcie lub wydarzenie, na którym ludzie będą się mieszać, wybierz przestrzeń z dużą ilością miejsca, aby wszyscy mogli się poruszać i spotykać. W przypadku spotkań, w których ludzie siedzą i rozmawiają, rozważ salę w stylu audytorium.
Sale konferencyjne wyposażone w narzędzia do współpracy
Funkcjonalna sala konferencyjna powinna być wyposażona w narzędzia ułatwiające współpracę. Mogą to być podstawowe narzędzia, takie jak markery i tablica do udostępniania szkiców, po zaawansowane technologie, takie jak oprogramowanie do wideokonferencji.
Rozproszone zespoły w wielu lokalizacjach nabierają coraz większego znaczenia na całym świecie. To sprawia, że wideokonferencje podczas spotkań jest niezwykle ważna, a wiele sal konferencyjnych jest obecnie przystosowanych do obsługi tej technologii.
W przypadku sesji burzy mózgów rozsądne może być użycie tablicy oraz karteczek samoprzylepnych i markerów.
Sesje lub prezentacje ideologiczne mogą odbywać się zarówno w małych, kameralnych wnętrzach, jak i w dużych. Aby pomieścić większą grupę, potrzebujesz sali z dobrym widokiem na białą tablicę z dużym stołem lub kilkoma stołami ustawionymi jak klasa.
Czemu sale konferencyjne są użytecznymi miejscami spotkań biznesowych?
Sale konferencyjne bez stołów
Nie wszystkie wspólne czynności wymagają stołów. Czasami przydaje się cicha przestrzeń do pracy i coś, co można wykorzystać do przełamania monotonii pracy. Jako dodatkowy bonus, komfortowe przestrzenie, takie jak dedykowane pokoje dla personelu, mogą odzwierciedlać kulturę firmy, która pokazuje pracownikom, jak bardzo ich cenisz.
Ponieważ współpraca odbywa się w wielu formach, przestrzenie, w których się odbywają spotkania, również powinny być zróżnicowane. Posiadanie kombinacji ofert daje Ci elastyczność w wyborze tego, co odpowiada Twoim uczestnikom. Wykazano, że pracownicy mają znacznie wyższy poziom wydajności, niższe wskaźniki rotacji i skrócone zwolnienia chorobowe, jeśli czują się komfortowo i doceniani w swoim miejscu pracy. Dzieje się tak, ponieważ kultura firmy odzwierciedla sposób, w jaki pracownicy są traktowani przez menedżerów. W miarę jak organizacja rozwija pozytywną kulturę, ma ona również tendencję do wzrostu, ponieważ jej pracownicy są bardziej zadowoleni ze środowiska pracy.
Jak urządzić salę konferencyjną?
Nie ma ograniczeń w aranżacji wnętrz sal konferencyjnych, o ile podążasz za trendami i najlepszymi praktykami w projektowaniu sal konferencyjnych.
To nie jest Twój salon, ale dobre pomysły na salę konferencyjną obejmują zaoferowanie wygodnego krzesła i uczynienie go tak zachęcającym, jak to tylko możliwe.
Wskazówki dotyczące nowoczesnego projektu biura obejmują uwzględnienie jak największej liczby roślin, w tym przestrzeni z wystarczającą ilością naturalnego światła, aby wszystkie obszary w biurze były wygodne. Dotyczy to również sal szkoleniowych. Pamiętaj, że nie wszyscy pracownicy preferują jasne miejsca pracy.
Twoje sale konferencyjne nie powinny być oczywiście projektami DIY i powinny być zaprojektowane z myślą o przyszłości. Jeśli przygotujesz się na ludzi, którzy będą przychodzić na twoje konferencje i zaprojektujesz je w sposób, który może pomieścić różne osoby o różnych potrzebach, możesz zapewnić, że zawsze będą sukcesem.
To powiedziawszy, nadal ważne jest, aby skonsultować się z obecnymi pracownikami. Zapytaj, co chcieliby zobaczyć w odniesieniu do mebli, oświetlenia, grafiki i układów.
Co powinna mieć sala konferencyjna?
Sala konferencyjna powinna mieć wszystko, co niezbędne, aby zapewnić wszystkim uczestnikom równe doświadczenia ze spotkań. Zależy to od firmy i tego, jak chcą, aby pracownicy korzystali z przestrzeni. Może wyglądać jak przedmioty high-tech lub low-tech.
Może to być stół z krzesłami lub po prostu telefon i router internetowy do sali konferencyjnej. Często zdarza się również, że firma używa tablic suchościeralnych i markerów jako części sali konferencyjnej. Niektóre firmy mają w swoich salach konferencyjnych sprzęt AV, taki jak projektory, klawiatury i myszy, mikrofony i głośniki. .
Niektóre firmy stosują okrągłe stoły, a inne kwadratowe. Istnieją również pojedyncze krzesła, które można wykorzystać podczas długiej rozmowy telefonicznej lub wideorozmowy, gdy ktoś nie może usiąść.
